El trabajo remoto en tiempos de cuarenta puede generar sensación de aislamiento. Es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna virtualmente, ya sea en reuniones de equipo por video llamadas en Teams o en chats colaborativos con el área de trabajo.

Por esta razón hemos creado una lista de tips para sacarle el máximo provecho estos días a la plataforma de trabajo colaborativo más usada, Microsoft Teams. Aquí te dejamos 10 trucos imprescindibles.

1. Cambia tu fondo

Al trabajar desde casa nuestros rincones del hogar están más expuestos que nunca. Sin embargo, es posible que no todos los rincones de su hogar pueden ser adecuados para videollamadas. Pero con Teams puedes cambiar tu fondo durante una reunión para ocultar tu habitación desordenada.

Para añadir un fondo, durante una videollamada, pulsad el botón de puntos suspensivos (tres puntos) y seleccionad Mostrar efectos de fondo. Veremos el menú configuración de fondo en el lado derecho con una lista de fondos predeterminados. Desde aquí, seleccionamos un fondo y pulse el botón Vista previa para verlo con la configuración. Para configurarlo como fondo, selecciónelo y pulse el botón Aplicar.

Además, además de cambiar el fondo, también es posible activar la funcionalidad de desenfoque de fondo durante las reuniones para ocultar su fondo. Para ello, mientras está en una reunión, pulsad el botón de puntos suspensivos (tres puntos) para desvelar más acciones y seleccionad Desenfocar mi fondo.

2. Utiliza el lector inmersivo

Cuando tienes que leer una gran cantidad de texto entre diferentes conversaciones, a veces puede ser una tarea bastante tediosa. Por suerte, el lector inmersivo de Microsoft nos puede ahorrar tiempo leyendo el texto a diferentes velocidades, que podemos cambiar según su gusto.

Por otro lado, también nos ofrece opciones de accesibilidad que muestran el texto en diferentes tamaños de fuente, colores y espaciado. Esto también puede servir para enseñar a los estudiantes con dislexia y disgrafía, ya que facilita la comprensión del texto al dividirlo en diferentes partes del habla para facilitar la comprensión. Para ello, debemos pulsar el botón de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al mensaje y seleccionar lector inmersivo en las opciones.

3. Traducir conversaciones

Para aquellos que no tenéis un conocimiento de inglés avanzado, pero vuestro trabajo si que tiene trazas de inglés, Microsoft Teams nos cubrirá con la característica de traducción. Para traducir un mensaje a su idioma preferido, tocamos el botón de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al texto de la conversación y seleccionamos Traducir. Ahora se mostrará el texto traducido a su idioma preferido. Una vez hecho esto, puede volver al texto original siguiendo el mismo proceso.

4. Marca como favorito un canal o equipo

Si estáis trabajando en más de un proyecto a la vez, puede ser confuso a veces para mantenerse al día con los avances en un equipo en particular que requiere su máxima atención. Para estos casos, simplemente podemos marcar un equipo o un canal como favorito, que luego se puede encontrar en la sección Favoritos justo en la parte superior de la ventana izquierda. Para marcar un equipo o canal como favorito, lo abrimos, tocamos el botón de puntos suspensivos y seleccionamos Favorito.

5. Graba reuniones de Teams

A menudo, cuando estamos en una reunión con nuestros compañeros de equipo, hay ciertas cosas que te gustaría (o quieres) volver a revisar más tarde como referencia. Para estos casos, Teams le ofrece la posibilidad de grabar reuniones para tener acceso a la actividad de audio, vídeo y uso compartido de pantalla en un momento posterior. El servicio guarda las reuniones grabadas en Microsoft Stream para compartirlas de forma segura entre su equipo. Para grabar una reunión en curso, pulsamos el botón de puntos suspensivos (tres puntos) y seleccionamos Iniciar grabación. Una vez hecho esto, seguimos los mismos pasos para detener la grabación.

6. Marcar mensajes como no leídos

Mientras que los canales nos permiten tener discusiones con nuestros compañeros de equipo sobre varios desarrollos, las cosas a veces pueden salirse de control si hay un gran número de miembros en un canal. Y puede pasar rápidamente de algo útil a un enjambre de mensajes poblados. Para ayudar a acabar tales situaciones, podemos marcar los mensajes importantes como no leídos para que podamos volver a visitarlos en un momento posterior.

Para marcar un mensaje como no leído, debemos dirigirnos a la conversación con el mensaje que deseamos marcar como no leído y toca el botón de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto a él. Ahora, en la ventana emergente, seleccionamos Marcar como no leído. Puede encontrar estos mensajes escribiendo «/noleido» en el cuadro de búsqueda.

7. Guardar mensajes

De la misma manera que marcamos los mensajes en una conversación como no leídos para volver a ver los que se van a volver a visitar más adelante, también podemos guardar textos, imágenes o algún otro contenido de una conversación para comprobarlos más adelante.

Si bien los mensajes no leídos pueden ser útiles para recordar las tareas que necesitamos realizar, marcar mensajes puede ayudarnos a guardar mensajes importantes o contenido al que necesita hacer referencia con frecuencia. Para marcar un mensaje, debemos dirigirnos a la conversación y tocar el icono junto a él. podemos ver nuestros mensajes guardados escribiendo «/guardado» en el cuadro de búsqueda.

8. Crear mensajes de texto enriquecido

A veces, necesitamos más control sobre el texto para transmitir tus mensajes de forma más eficaz. Aquí es donde la edición de texto enriquecido entra en juego y trae consigo la compatibilidad con cosas como fuentes, anotaciones, imágenes y otras opciones de formato personalizado. Para redactar un mensaje de texto enriquecido, abrimos el canal donde queremos enviar el mensaje y pulse el botón «A» en la parte inferior izquierda. Ahora tenemos una ventana emergente de texto, crear y formatear su mensaje aquí, y luego presione el botón Enviar para enviar su mensaje a través.

9. Integra aplicaciones en Teams

Uno de los puntos fuerte de Teams es la capacidad de integrar todo el conjunto de aplicaciones de Office 365 en la plataforma y aplicaciones de terceros. Por lo tanto, si nuestro equipo depende principalmente de estas aplicaciones, es posible con unos pocos clics. Sin embargo, esto no quiere decir que la plataforma no ofrezca soporte para otras herramientas de productividad. A medida que, hay una colección completa de aplicaciones, organizadas en diferentes categorías para satisfacer los requisitos de todos.

Para agregar una aplicación a tu equipo, dirígete a tu equipo, toca el menú de puntos suspensivos (tres puntos) y selecciona Administrar equipo. Desde aquí, ve a la sección Aplicaciones (debajo del nombre de tu equipo) y toca el botón Más aplicaciones. Ahora veremos una colección completa de aplicaciones, que puede seleccionar en diferentes categorías o introduciendo su consulta en el cuadro Buscar todo (debajo de Aplicaciones). Y una vez que encuentres una aplicación, selecciónala y pulsa Agregar para agregarla a tu equipo o canal.

10. Comparte un chat en Outlook

Como se mencionó anteriormente, Teams viene preintegrado con el conjunto de aplicaciones de Microsoft. Y Outlook resulta ser una de ellas. Outlook en los equipos puede ayudarle a compartir conversaciones como un correo electrónico sin tener que salir de los equipos. Para ello, vamos a la conversación y hacemos clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos). En la ventana emergente, seleccione Compartir en Outlook y agregue el destinatario y otra información relevante. Finalmente, pulsamos Enviar. Del mismo modo, también podemos enviar por correo electrónico una conversación completa para un canal de la misma manera.