¿Tiene el control de sus datos de Office 365? ¿Tiene acceso a todos los elementos que necesita? La respuesta automática es normalmente, "por supuesto que sí", o "Microsoft ya se ocupa de eso"...

Pero, ¿está usted seguro?

Microsoft se ocupa de una parte del trabajo y proporciona un excelente servicio a sus clientes. Sin embargo, el principal foco de atención de Microsoft es el de gestionar la infraestructura de Office 365 y mantener la actividad de sus usuarios. Ellos le confieren la responsabilidad de sus datos. Es muy común creer que Microsoft hace un backup completo de sus datos por usted, y sin un cambio de mentalidad, esto podría suponer repercusiones perjudiciales cuando no se atiende a esta responsabilidad.

Este informe analiza los riesgos de no disponer de un backup para Office 365 en su arsenal, y por qué las soluciones de backup para Microsoft Office 365 cubren el vacío de la retención a largo plazo y la protección de datos.

Microsoft se ocupa de la infraestructura, pero los datos siguen siendo responsabilidad de los clientes.

Microsoft Office 365 ofrece georredundancia, lo que muchas veces se entiende como backup. El backup tiene lugar cuando se hace una copia histórica de los datos y se almacena en otra ubicación. Sin embargo, es más importante incluso el tener acceso directo y controlar el backup. De esta forma, si por ejemplo se pierden datos, son eliminados accidentalmente o sufre un ataque malicioso, podrá recuperar la información rápidamente. La georredundancia, por el contrario, protege frente a un fallo del sitio o hardware, así que, si se produce un fallo de la infraestructura o interrupción, los usuarios seguirán operando con normalidad ajenos a estos problemas subyacentes

Tras conversar con cientos de profesionales de TI de todo el mundo que han migrado a Office 365, se siguen observando siete vulnerabilidades de la protección de datos:

·      Borrado accidental

·      Amenazas de seguridad internas

·      Gestionar implementaciones de correo híbrido y migraciones a Office 365

·      Estructura de datos de Teams

·      Amenazas de seguridad externas

Las papeleras de reciclaje nativas y el historial de versiones de Office 365 solo pueden protegerle de una pérdida de datos de forma limitada, lo que puede convertir una sencilla recuperación desde un backup correcto en un gran problema, una vez que la georredundancia de Office 365 ha borrado los datos para siempre, o si ha finalizado el periodo de retención.

Existen dos tipos de borrado en la plataforma Office 365, el borrado normal (soft-delete) y el purgado (hard delete). Un ejemplo de borrado "soft" es vaciar la carpeta Elementos eliminados. También se refiere a esto como “Borrado permanentemente” En este caso el "permanente" no es completamente permanente, ya que el elemento puede encontrarse todavía en la carpeta de elementos recuperables.

Las organizaciones caen víctimas de las amenazas que plantean sus propios empleados, bien sean intencionadas como accidentales.

El acceso a los archivos y contactos cambia tan rápidamente que puede ser complicado vigilar a aquellos en los que ha depositado toda su confianza. Microsoft no tiene forma de conocer la diferencia entre un usuario normal y un empleado despedido intentando borrar datos críticos para la empresa antes de su marcha. Además de eso, algunos usuarios generan sin saberlo serias amenazas al descargar archivos infectados o divulgar de forma accidental nombres de usuarios y contraseñas en sitios que pensaban que eran de confianza.

Las organizaciones que adoptan Office 365 normalmente necesitan una ventana temporal que le sirva como ventana de transición entre el Exchange local y el Exchange Office 365 online.

La solución de backup de Office 365 adecuada debería ser capaz de manejar los despliegues de correo electrónico híbrido y tratar los datos de Exchange igual, haciendo irrelevante la información de la ubicación de origen.

 Además, debería ser capaz de almacenar datos en cualquier lugar que elija, tanto si es localmente, en almacenamiento de objetos cloud como AWS S3 o Azure Blob, o con un proveedor de servicios gestionados.

Microsoft Teams está consiguiendo una rápida adopción y crecimiento gracias al aumento del homeoffice.

Ahora es el centro de nuestro universo de productividad.

Microsoft estructura Teams como una interfaz de usuario que reúne los servicios de Office 365, como SharePoint Online y OneDrive for Business. Este enfoque proporciona a los equipos una comunicación y colaboración ágil y en tiempo real. Necesita proteger los datos en estas ubicaciones, pero eso no es todo lo que necesita proteger.

Una solución de backup específicamente diseñada no solo puede proteger los datos, sino también estos ajustes y sus interconexiones asociadas entre aplicaciones

Los backups también pueden ser de ayuda en escenarios a corto plazo Por ejemplo, si un empleado dice algo inapropiado en una conversación de Teams, pero entonces borra el mensaje, disponer de una backup haría que esas conversaciones pudieran recuperarse y ponerse a disposición del departamento de RR.HH. para su análisis.

Los proveedores de backup no solo proporcionan protección de lo desconocido, sino que también ofrecen diversos modos de restaurar los equipos o canales perdidos o borrados accidentalmente.

El malware y los virus, como ransomware, han provocado un gran daño a muchas organizaciones en todo el mundo. No solamente ponen en riesgo la reputación de la empresa, sino que la privacidad y seguridad de los datos internos y de clientes también es puesta en compromiso.

Las amenazas externas pueden introducirse sigilosamente en los emails y adjuntos, y nunca es suficiente todo lo que se pueda decir a los usuarios para que estén alerta, especialmente cuando los mensajes infectados parecen tan convincentes. Las funciones limitadas de backup/recuperación de Exchange Online son inadecuadas para manejar los ataques más graves. La realización de backups periódicos ayudará a garantizar que una copia independiente de sus datos no se vea infectada y que pueda recuperarla rápidamente.

Ahora que ya comprende por qué es tan importante hacer backup de sus datos de Office 365. Pero probablemente se pregunte hasta qué punto estas 5 vulnerabilidades de la protección de datos se producen realmente. Desgraciadamente, la respuesta es: con demasiada frecuencia…

Ya tomó una decisión empresarial inteligente al implementar Microsoft Office 365, ahora encuentre una solución de backup que le ofrezca acceso y control completo de sus datos de Office 365 para evitar los riesgos innecesarios de la pérdida de datos.

Permítanos asesorarlo para resolver juntos estas vulnerabilidades del trabajo remoto.

Nuestro equipo de expertos podrá ayudarlo a desplegar todas las ventajas en soluciones que nos ofrece VEEAM, para generar backup eficientes y seguros.

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